¿Cómo escribir una minuta de reunión efectiva?

Por varios años he trabajado en cámaras y asociaciones, y una de las tareas habituales es tomar actas y minutas. Al principio hacía actas gigantescas, imposibles de transcribir y que nadie leería. Con el tiempo me di cuenta que podía escribir menos y mejor.

¿Para qué una minuta?

Aunque suelen ser tediosas, una minuta nos ayuda a contarle a quienes no estuvieron presentes qué se discutió. Lo más importante es que nos ayuda a demostrar que estamos comprometidos con lo acordado, a dar seguimiento y que la reunión no se convierta en una más. 

¿Cuándo hacer una minuta de reunión?

No es eficiente desperdiciar nuestro tiempo. En particular, uso las minutas en reuniones más formales y cuando hay acuerdos que requerirán seguimiento. En cuanto al momento, lo mejor es hacer y enviar la minuta pronto, cuando la información está fresca y podemos recordarla. 

¿Es más eficiente llevar mi computadora en la reunión para tomar la minuta?

Es más eficiente, sin embargo, podría hacernos ver ausentes e incluso distraernos. En mi caso, prefiero usar mi cuaderno de notas inteligente RocketBook, con ayuda del app escaneo las páginas y el texto se transcribe con exactitud a mi computadora. 

Formato de las minutas

Al igual que en el artículo ¿Cómo escribir una carta formal? no hay un formato específico para hacer minutas, en general deberían contener:

• Tema
• Fecha
• Asistentes
• Acuerdos
• Responsables
• Fecha de ejecución (opcional)

Para dar seriedad, a la minuta se le puede agregar el logo de la empresa, un título y enviarlo en versión PDF.

Consejos

• Cuidar la ortografía
• Escribir solo lo más importante
• Si la reunión es con gobierno o alta gerencia lo más recomendable es socializar el borrador de la minuta con nuestra jefatura superior e incluso con la contraparte

¿Qué cuidados debo tener al enviar la minuta?

Los cuidados son los mismos que al enviar cualquier correo, copiar a los involucrados y asegurarse de adjuntar el archivo. 

Si una de las tareas fue enviar un contacto, una estadística o un enlace aproveche y envíelo en el mismo correo; esto le ahorrará tiempo.

Procure agradecer por la reunión y si no es necesario hacer una minuta formal, simplemente haga un correo con los puntos discutidos.

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